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Come lavoriamo

Prima ti spieghiamo il metodo, solo dopo decidi.

Quattro step, quelli del nostro processo certificato ISO 9001 dal 2010 per la progettazione e lo sviluppo software. Per ognuno: cosa viene sviluppato, chi decide e qualche esempio di ciò che stiamo costruendo.

Disegno tecnico: quattro postazioni in fila, un taccuino con un telefono, una squadra e un compasso su un foglio, un banco di prova, un misuratore con la lancetta; tra la seconda e la terza una valvola.
Parliamo del tuo processo
  • ISO 9001 dal 2010
  • Progettazione e sviluppo software
  • Certificato scaricabile qui sotto

01 · Il metodo

Quattro step. Ogni step definisce un obiettivo.

  1. 01. Ascolto.

    30 minuti per individuare il processo in cui perdi più tempo, lo stesso processo che poi sarà ottimizzato dall'agente. Guardiamo insieme i sistemi, i dati disponibili e chi ci lavora ogni giorno. Una sola domanda: qui un agente serve davvero?

    Cosa ne esce

    Entro 48 ore, una prima analisi con idee concrete. Anche quando la risposta potrebbe essere che l'agente non serve.

  2. 02. Perimetro.

    Un solo processo, confini chiari. Scriviamo insieme come misureremo il risultato: ore risparmiate, documenti gestiti senza intervento, errori evitati. Fissiamo anche quali dati legge l'agente, quali passano ai modelli linguistici e quali devono restare invariati.

    Cosa ne esce

    Un documento con perimetro e obiettivi. Lo leggi e lo approvi prima di svilupparlo.

  3. 03. Costruzione e prova.

    Colleghiamo l'agente ai sistemi, alla posta e ai documenti che usi già, senza modificarli. Lo proviamo in parallelo al lavoro che svolgi al presente: il tuo team non subisce l'agente, ogni azione deve essere verificata da un referente prima di essere avviata.

    Cosa ne esce

    Un prototipo testato sui tuoi dati.

  4. 04. Misura e decisione.

    Confrontiamo il prima e il dopo sugli obiettivi dello step 02 e li mettiamo sul tavolo così come sono. I dati prima delle opinioni.

    Cosa ne esce

    La tua decisione. Obiettivi mancati? Ci fermiamo, analizziamo e riprogettiamo insieme. Se prosegui, hosting e manutenzione dell'agente sono gestiti da noi.

02 · Chi decide

L'agente non decide. Propone.

È una regola del nostro metodo di lavoro. Nessun invio ai clienti, nessuna decisione irreversibile senza approvazione. Entro i limiti decisi, scriviamo cosa fa l'agente e ogni sua azione richiede un'approvazione. Durante il test, se sbaglia, sarà il responsabile del team a capirlo.

Controllo umano su ogni azione: l'agente prepara, la persona approva.

03 · Metodo e qualità

Codice verificato e collaudato anche con un agente al suo interno.

Le regole del nostro sistema qualità valgono per ogni consegna.
AI compresa.

  • Test.

    Ogni consegna supera i test prima di entrare nei tuoi sistemi.

  • Revisione del codice.

    Nessun rilascio senza revisione.

  • Integrazione continua.

    Ogni modifica viene verificata in automatico: un errore emerge subito, non a fine progetto.

  • Tracciabilità.

    Ogni scelta tecnica e ogni cambio di limiti o obiettivi resta scritto. Se subentra un nuovo responsabile, il lavoro resta visibile.

Sai sempre cosa, perché e come lavoriamo.

ISO 9001:2015

Progettazione e sviluppo software · Dal 2010

Il certificato è pubblico. Leggilo, prima di fidarti.

Scarica il certificato (PDF)

04 · Esempi

Dove si ferma l'agente e quando invece sei tu ad intervenire.

Esempi di ciò che stiamo costruendo, non progetti consegnati.

I solleciti delle fatture scadute.

Il processo nel dettaglio

Ogni lunedì qualcuno esamina le scadenze e riscrive le stesse email, cliente per cliente. Questo è il lavoro che può fare un agente!

Esempio · in costruzione

Quando parte

Lunedì mattina

Dalle fatture scadute nei tuoi sistemi.

  1. 01 · Sistemi

    Estrae le fatture scadute

    Raggruppate per cliente.

  2. 02 · Sistemi

    Mette da parte i casi sensibili

    Incassate, stornate o contestate restano fuori dal processo.

  3. 03 · Documenti

    Recupera le fatture

    E le copie da allegare.

  4. 04 · Bozza

    Prepara i messaggi

    Uno per cliente, con numero, data e importo. Tono diverso tra primo e terzo sollecito.

  5. 05 · Un responsabile approva

    L'amministrazione decide

    Scorre l'elenco, toglie chi non va sollecitato, approva il resto.

  6. 06 · Posta e sistemi

    Partono solo i messaggi approvati

    Esito e prossima scadenza tornano nei sistemi.

Criteri

Criteri che decidiamo insieme prima di iniziare.

  • Quota dello scaduto sollecitata ogni settimana
  • Solleciti preparati senza intervento
  • Minuti dedicati dall'amministrazione
  • Solleciti errati fermati prima dell'invio

Cosa resta alla persona

L'elenco di chi si sollecita e chi no. Senza l'approvazione non parte niente.

La richiesta di preventivo.

Il processo nel dettaglio

Arriva la richiesta ma prima di scrivere una mail qualcuno deve rintracciare listino, gli sconti applicati e lo storico del cliente. Lo stesso percorso sarà affidato a un agente.

Esempio · in costruzione

Quando parte

Arriva una richiesta

Dal modulo del sito o dalla posta.

  1. 01 · Posta o modulo

    Capisce cosa chiede il cliente

    E cosa manca per rispondere.

  2. 02 · Sistemi

    Recupera listino e storico

    Prezzi, sconti già applicati, ordini di quel cliente.

  3. 03 · Documenti

    Compila l'offerta

    Sul modello dell'azienda.

  4. 04 · Il commerciale

    Un responsabile decide prezzo e condizioni

    Modifica cosa serve e poi approva.

  5. 05 · Posta e sistemi

    Parte l'offerta approvata

    Resta registrata, con la data del richiamo.

  6. 06 · Promemoria

    Ricorda il richiamo

    Alla data fissata nell'offerta avvisa il commerciale.

Criteri

Criteri che decidiamo insieme prima di iniziare.

  • Ore dalla richiesta alla prima offerta
  • Offerte inviate ogni settimana
  • Richieste rimaste senza risposta

Cosa resta alla persona

Prezzo e condizioni li decide solo il commerciale. L'agente non tratta e non chiama nessuno.

La casella condivisa dell'ufficio.

Il processo nel dettaglio

La casella contiene tutti i dati che servono: ordini, richieste, fatture, reclami. Ogni mattina qualcuno legge e gestisce. Un agente farebbe la prima lettura e un responsabile confermerebbe.

PerimetroQui l'agente indirizza e basta. Non registra niente nei sistemi e non risponde ai clienti.

Esempio · in costruzione

Quando parte

Arriva un'email

Nella casella condivisa, per esempio da info o dall'amministrazione.

  1. 01 · Posta

    Legge email e allegati

    Ordine, preventivo, sollecito ricevuto, reclamo, fattura o altro.

  2. 02 · Sistemi

    Riconosce il mittente

    Se è in anagrafica. Sola lettura.

  3. 03 · Bozza

    Scrive la sintesi

    Due righe, più i dati che mancano per rispondere.

  4. 04 · Gestione

    Propone il destinatario

    L'ordine a chi lo inserisce, il preventivo al commerciale, la fattura all'amministrazione.

  5. 05 · Un responsabile decide

    Chi presidia la casella conferma

    Vede la proposta, la corregge se serve, conferma.

  6. 06 · Posta

    Arriva alla persona giusta

    Con il riassunto all'inizio. Verso il cliente non parte niente.

Criteri

Criteri che decidiamo insieme prima di iniziare.

  • Email indirizzate subito
  • Tempo dall'arrivo alla presa in carico
  • Email ancora senza risposta a fine settimana

Cosa resta alla persona

La risposta al cliente viene scritta dal referente. Ogni email che l'agente non riesce a classificare viene controllata da chi gestisce la casella.

Per ogni esempio vale la stessa regola: controllo umano su ogni azione. L'agente legge e prepara; niente diventa effettivo senza il feedback di una persona.

Parliamo del tuo processo.

30 minuti di analisi del processo che ti fa perdere più tempo, con chi costruirà per te l'agente. Entro 48 ore, un'analisi con idee concrete.

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