Gestione email
La posta arriva già selezionata.
Tu confermi.
La casella condivisa non si gestisce da sola.
Esempio · in costruzione
È uno dei processi da cui partiamo. Qui puoi vedere come lo stiamo sviluppando.
Ordini, richieste, fatture, reclami: arriva tutto senza un ordine logico. Ogni mattina qualcuno legge, capisce, inoltra. Stiamo costruendo un agente che fa la prima lettura e propone il destinatario di ogni email, con due righe di riassunto all'inizio. A chi e come rispondere, resta una tua scelta.
Preferisci parlarne subito? Parliamo del tuo processo
01 · Com'è oggi
Il lunedì delle email.
Quante sono le email del lunedì? Molte e tutte da leggere e selezionare. Qualcuno le apre una per una, capisce se è un ordine o un reclamo, cerca il mittente nei sistemi e la inoltra. Chi la riceve la rilegge dall'inizio. Quella che nessuno conosce o comprende resta ferma fino al venerdì.
02 · Cosa farebbe l'agente
Selezione organizzata, il check spetta sempre a te.
Esempio · in costruzione
- 01 · PostaLegge email e allegatiOrdine, preventivo, sollecito ricevuto, reclamo, fattura o altro.
- 02 · SistemiRiconosce il mittenteSe è in anagrafica. Sola lettura.
- 03 · BozzaScrive la sintesiDue righe, più i dati che mancano per rispondere.
- 04 · GestionePropone il destinatarioL'ordine a chi lo inserisce, il preventivo al commerciale, la fattura all'amministrazione.
- 05 · Un responsabile decideChi presidia la casella confermaVede la proposta, la corregge se serve, conferma.
- 06 · PostaArriva alla persona giustaCon il riassunto all'inizio. Verso il cliente non parte niente.
Esempio · in costruzione
Quando parte
Arriva un'email
Nella casella condivisa, per esempio da info o dall'amministrazione.
01 · Posta
Legge email e allegati
Ordine, preventivo, sollecito ricevuto, reclamo, fattura o altro.
02 · Sistemi
Riconosce il mittente
Se è in anagrafica. Sola lettura.
03 · Bozza
Scrive la sintesi
Due righe, più i dati che mancano per rispondere.
04 · Gestione
Propone il destinatario
L'ordine a chi lo inserisce, il preventivo al commerciale, la fattura all'amministrazione.
05 · Un responsabile decide
Chi presidia la casella conferma
Vede la proposta, la corregge se serve, conferma.
06 · Posta
Arriva alla persona giusta
Con il riassunto all'inizio. Verso il cliente non parte niente.
Cosa resta
La conferma di ogni distribuzione e la risposta al cliente. Le email che l'agente non classifica restano a chi gestisce la casella, come oggi.
Il metodo
Criteri che decidiamo insieme prima di iniziare.
- Email indirizzate subito
- Tempo dall'arrivo alla presa in carico
- Email ancora senza risposta a fine settimana
Cosa ci serve
Accesso alla casella condivisa. Con Microsoft 365 lavoriamo su posta e calendario; per altre caselle ne parliamo insieme.
Accesso all'anagrafica clienti, per riconoscere chi scrive.
Chi riceve cosa. L'elenco di chi segue ordini, preventivi, fatture e reclami.
Qualche settimana di email vere per il test, all'interno dei limiti che decidi.
Chi presidia oggi la casella, il referente che conferma le proposte.
Le domande per questo processo
L'agente risponde ai clienti?
No. Legge, riassume e propone a chi inoltrare. Le risposte le scrivono le persone del tuo ufficio, come oggi. La differenza è il riassunto già preparato.
E le email che l'agente non classifica?
Restano a chi gestisce la casella, segnalate come tali. Nessuna email viene inoltrata senza la conferma di una persona.
Chi vede le nostre email?
Chi indichi tu. Prima di iniziare scriviamo quali dati legge l'agente, quali passano ai modelli linguistici e quali restano fermi.
Registra anche gli ordini nei sistemi?
Non in questo processo. L'agente smista e gestisce: l'ordine arriva a chi lo inserisce, con il cliente già riconosciuto e il riassunto all'inizio. Se la difficoltà maggiore è l'inserimento, segnalalo nel test dei flussi e ne parliamo nella videocall.
Prima di tutto analizza la tua casella.
Nel test dei flussi lo smistamento delle email è già selezionato. Indica quante volte e quanti minuti occorrono: vedi subito le ore lavoro impiegate.
Preferisci parlarne subito? Parliamo del tuo processo