Solleciti e incassi
Solleciti pronti,
scegli a chi mandarli.
Esempio · in costruzione
È uno dei processi da cui partiamo. Qui vedi come lo stiamo costruendo: non è un progetto già consegnato.
Lo scaduto è nei tuoi sistemi. Le email, invece, le scrive ancora qualcuno, cliente per cliente, inserendo numero, data e importo. Stiamo costruendo un agente che prepara la parte ripetitiva e lascia a te quella che conta: decidere chi sollecitare e chi no.
Preferisci parlarne subito? Parliamo del tuo processo
01 · Com'è oggi
Il lunedì dei solleciti.
Qualcuno esporta lo scaduto e lo incolla in un foglio. Toglie chi ha già pagato, chi aspetta una nota di credito, chi ha contestato la fornitura, il cliente storico che «non si sollecita, ci pensa il titolare». Poi scrive le email, allega le fatture, alza il tono per chi è al terzo sollecito. Ogni settimana, il processo si ripete.
02 · Cosa farebbe l'agente
Sei passaggi. Tu intervieni solo nell'ultimo.
Esempio · in costruzione
- 01 · SistemiEstrae le fatture scaduteRaggruppate per cliente.
- 02 · SistemiMette da parte i casi sensibiliIncassate, stornate o contestate restano fuori dal processo.
- 03 · DocumentiRecupera le fattureE le copie da allegare.
- 04 · BozzaPrepara i messaggiUno per cliente, con numero, data e importo. Tono diverso tra primo e terzo sollecito.
- 05 · Un responsabile approvaL'amministrazione decideScorre l'elenco, toglie chi non va sollecitato, approva il resto.
- 06 · Posta e sistemiPartono solo i messaggi approvatiEsito e prossima scadenza tornano nei sistemi.
Esempio · in costruzione
Quando parte
Lunedì mattina
Dalle fatture scadute nei tuoi sistemi.
01 · Sistemi
Estrae le fatture scadute
Raggruppate per cliente.
02 · Sistemi
Mette da parte i casi sensibili
Incassate, stornate o contestate restano fuori dal processo.
03 · Documenti
Recupera le fatture
E le copie da allegare.
04 · Bozza
Prepara i messaggi
Uno per cliente, con numero, data e importo. Tono diverso tra primo e terzo sollecito.
05 · Un responsabile approva
L'amministrazione decide
Scorre l'elenco, toglie chi non va sollecitato, approva il resto.
06 · Posta e sistemi
Partono solo i messaggi approvati
Esito e prossima scadenza tornano nei sistemi.
Cosa rimane
L'elenco dei solleciti approvati e non, per esempio il cliente storico, quello con la contestazione aperta, quello che ha chiesto una proroga. Nessun messaggio parte senza approvazione.
Il metodo
Criteri che decidiamo insieme prima di iniziare.
- Quota dello scaduto sollecitata ogni settimana
- Solleciti preparati senza intervento
- Minuti dedicati dall'amministrazione
- Solleciti errati fermati prima dell'invio
Cosa ci serve da te
Accesso in lettura alle partite aperte. Database, esportazione, API o un semplice file: come escono i dati lo decidiamo insieme.
La casella da cui partono i solleciti e dove si trovano le copie delle fatture.
I tuoi solleciti di oggi. Due o tre email vere, per individuare il tono dal primo al terzo sollecito.
Le tue regole. Chi non si sollecita mai, chi si chiama invece di scrivere, dopo quanti giorni si procede.
Una persona dell'amministrazione che durante il test approva l'elenco.
Le domande su questo processo
E se l'agente sollecita un cliente che ha già pagato?
Il secondo passaggio esiste per questo: le fatture incassate, stornate o contestate restano fuori. Se qualcosa sfugge, lo vedi nell'elenco da approvare, prima dell'invio. Durante la fase di controllo l'agente lavora in parallelo: se sbaglia, è il responsabile dell'azienda che se ne accorge, non il cliente.
Il tono dei solleciti lo decido io?
Sì. L'agente parte dai tuoi solleciti di oggi, con un tono per il primo e uno per il terzo. Ogni messaggio si modifica prima di approvarlo.
E la fatturazione elettronica?
Ne conosciamo le regole e lo SDI. L'agente non tocca le fatture: legge dai tuoi sistemi cosa è scaduto e recupera le copie da allegare. Le fatture restano dove sono.
Esiste già? Posso installarlo?
No, e non è un programma da installare. È uno dei processi da cui partiamo: lo costruiamo collegato ai tuoi sistemi e lo proviamo sui tuoi dati, con obiettivi scritti prima. Obiettivi mancati? Ci fermiamo, analizziamo e riprogettiamo insieme.
Prima fai l'elenco dei tuoi solleciti.
Nel test dei flussi i solleciti sono già selezionati. Indica quante volte e quanti minuti: vedi subito le ore che ti costano oggi, formula in chiaro.
Preferisci parlarne subito? Parliamo del tuo processo